Verbesserung der Datenqualität durch Mehrwertsteuerprüfung

Verbesserung der Datenqualität durch Mehrwertsteuerprüfung 

In unserer vorangegangenen Diskussion „Der Schmetterlingseffekt in der SAP-Welt: Datenanreicherung mit CDQ-Lösungen“ haben wir untersucht, wie die Mehrwertsteuerprüfung unsere Datenqualität verbessern kann.  

Heute beschäftigen wir uns mit einem kostenlosen Service der Europäischen Kommission zur Umsatzsteuerprüfung und wie dieser Service unsere Datenqualität deutlich verbessern kann. Wir werden außerdem praktische Beispiele für die Anwendung im Stammdatenmanagement untersuchen. 

Warum benötigen wir Umsatzsteuerinformationen? 

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sind unerlässlich, um Steuer- und Finanztransaktionen zu identifizieren, Benutzer bei Aktualisierungen zu unterstützen und Prozesse zu vereinfachen. In SAP sind Umsatzsteuer-Identifikationsnummern entscheidend für die Etablierung einer Corporate Identity. Daher verwenden wir Umsatzsteuer-Identifikationsnummern auf Rechnungen, um Steuerbefreiungen innerhalb der Europäischen Union in Anspruch nehmen zu können. 

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bestehen aus 15 alphanumerischen Zeichen, wobei jeder Kunde, Lieferant oder jedes Unternehmen über eine individuelle Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt. Diese Nummern enthalten auch Ländercodes; beispielsweise beginnen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern für Deutschland mit „DE“.  

Dieses Format ermöglicht es uns, das Land zu ermitteln, das mit jeder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verbunden ist. 

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern spielen eine entscheidende Rolle bei der Erstellung von Kunden-, Lieferanten- oder Unternehmensstammdaten in SAP. Für ein effektives Prozessmanagement ist die Überprüfung dieser Daten unerlässlich.  

Die Nutzer müssen die Richtigkeit dieser Zahlen manuell auf der Website der Europäischen Kommission überprüfen, was zeitaufwändig ist und aufgrund der manuellen Eingabe fehleranfällig ist. 

Nutzung des Mehrwertsteuerdienstes 

Nachdem wir die Bedeutung von Mehrwertsteuerinformationen verstanden haben, wollen wir kurz darauf eingehen, wie wir diesen Service nutzen können und welche Beziehung er zum Master Data Governance (MDG) hat. 

Bevor Sie den Dienst nutzen können, müssen Sie die WSDL-Datei für den Mehrwertsteuerdienst von der Website der Europäischen Kommission herunterladen. Sie können die WSDL-Datei über folgenden Link aufrufen: 

WSDL-Datei herunterladen 

Sobald die WSDL-Datei heruntergeladen ist, können wir den Dienst mit einem Tool wie SoapUI erkunden. 

Erstellen Sie dazu ein neues SOAP-Projekt in SoapUI und geben Sie den WSDL-Link im Feld „Initial WSDL“ ein.

Wählen Sie als Nächstes den Dienst „checkVat“ aus der Liste auf der linken Seite aus. Da wir die Richtigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer überprüfen möchten, werden wir diesen Dienst nutzen. 

Wie im Beispiel gezeigt, gibt der Dienst bei Eingabe der Ländervorwahl und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die entsprechende Adresse und die Unternehmensinformationen zurück.

Zusätzlich können wir mithilfe des Tags prüfen, ob die gesuchte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer innerhalb der Europäischen Union gültig ist. Dies ist eine kurze Übersicht zur Nutzung des von der Europäischen Kommission bereitgestellten Dienstes.

RBerichterstattung und Nutzung von VIES in MDG 

In dem von uns erstellten Beispielbericht zur Nutzung prüfen wir, ob Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aus einer Excel-Datei validiert sind. Durch die schnelle Identifizierung ungültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummern können wir die notwendigen Maßnahmen ergreifen. 

Wie dargestellt, haben wir verschiedene Daten aus unterschiedlichen Ländern, die aus einem Excel-Format geladen wurden, in nur wenigen Sekunden überprüft und ungültige Umsatzsteuernummern auf dem Bildschirm aufgelistet. 

Ähnliche Programme ermöglichen detailliertere, auf Ihre Ziele zugeschnittene Berichte. Beispielsweise lässt sich die Richtigkeit von Firmennamen oder Adressangaben auch mithilfe von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern überprüfen.

Vorteile der Verwendung von VIES in MDG 

Die Steueridentifikationsnummer gehört zu den wichtigsten Stammdaten eines Unternehmens. Wir haben bereits die Bedeutung und Verwendung von Umsatzsteuerinformationen erörtert. 

In manchen Fällen können Benutzer mit einer enormen Anzahl von Transaktionen überfordert sein. Wie viel Fehler können wir bei solchen Vorgängen tolerieren? Idealerweise erwarten wir minimale Fehler in unserer Arbeit. Nehmen wir beispielsweise die Datenübertragung zwischen zwei Systemen: Wir erwarten, dass das empfangende System ausschließlich aktuelle Daten enthält. Angesichts potenziell Tausender Datensätze kann die manuelle Überprüfung veralteter Unternehmensdaten zu Zeitverlusten, finanziellen Einbußen und benutzerbedingten Fehlern führen. Die Nutzung des Umsatzsteuer-Prüfdienstes trägt dazu bei, diese Risiken zu minimieren. 

Mithilfe des von der Europäischen Kommission in SAP bereitgestellten Dienstes können wir in unserem Bericht verschiedene Prüfverfahren untersuchen. Hier einige Vorteile des Mehrwertsteuerdienstes: 

„Welche Vorteile ergeben sich aus der Kombination mit MDG?“ 

• Geprüfte Dateneingabe für Kunden und Lieferanten 
• Hochwertige Stammdaten 
• Reibungslose Geschäftstransaktionen 
• Prozesse, die keine physische Anstrengung zur Überprüfung erfordern 
• Arbeitsabläufe frei von menschlichen Fehlern, die durch physische Eingaben verursacht werden. 

Verwendung von VIES in MDG 

Der Mehrwertsteuerservice spielt nicht nur eine entscheidende Rolle bei der indirekten Senkung unserer Kosten, sondern verbessert auch unsere Datenqualität. Lassen Sie uns dies an einem Beispiel verdeutlichen: 

Wenn ein Benutzer eine Steuernummer in eine in MDG erstellte Änderungsanforderung eingibt, kann er über den Dienst die folgenden Informationen abrufen: 

• Adressinformationen 
• Name der Firma 
• Genauigkeit der Steuernummer 

Nach Eingabe der Steuernummer wird der Dienst bei Änderungen in den oben genannten Feldern erneut ausgeführt und die verifizierten Daten werden nochmals angezeigt. So können Nutzer die Richtigkeit ihrer Eingaben innerhalb von Sekunden überprüfen. Nach Bestätigung durch den Nutzer werden die vom Dienst zurückgegebenen Informationen automatisch in die entsprechenden Felder auf dem Bildschirm eingetragen. 

Zur Veranschaulichung betrachten wir die folgenden Abbildungen: 

1. Zuerst fügen wir eine neue Steuernummer hinzu. 

2. Anschließend wird der Dienst durch Drücken der „ENTER“-Taste ausgelöst. 

3. Im nächsten Schritt werden die vom Dienst erhaltenen Ergebnisse in einem Popup-Fenster zur Genehmigung des Benutzers angezeigt. 

Bestätigt der Nutzer diese Angaben, werden das Adressfeld und der Name des Geschäftspartners automatisch ausgefüllt.

Wie gezeigt, haben wir andere Felder durch einfaches Eingeben der Steuernummer ausgefüllt, um sicherzustellen, dass die eingegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ohne Benutzerfehler überprüft und korrekt verarbeitet wird.

In diesem Artikel haben wir die Bedeutung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und deren Anwendung in SAP MDG erläutert und gezeigt, wie bereits ein kleiner Eingriff die Datenqualität verbessern kann. Darüber hinaus ermöglicht dieser kostenlose Service die Entfernung unnötiger, veralteter und abgelaufener Daten aus unseren Systemen.